The famous last words “vast weer een storing”

Ontruimingsoefening: de medewerkers rollen met hun ogen. En toch is het cruciaal.

We kennen het allemaal. Het alarm gaat. Er wordt zuchtend opgekeken van de laptop. Jassen worden aangetrokken met de energie van iemand die naar de tandarts moet. Op het parkeerterrein staat iedereen te wachten, telefoon in de hand, tot ze weer naar binnen mogen om door te werken.

En intussen denkt vrijwel iedereen hetzelfde: dit is tijdverspilling.

Maar laten we even een ander scenario schetsen.
Het is een gewone ochtend. Er is inderdaad brand. Niet een klein geval waarbij de rook zo meevalt. Maar een serieuze brand, waarbij de rookontwikkeling snel gaat, de vluchtwegen deels onbruikbaar zijn en er mensen in het gebouw zijn die niet precies weten waar ze heen moeten.

En dan telt elke seconde. Niet figuurlijk, maar letterlijk.

Een ontruimingsoefening is niet bedoeld om mensen te testen op hun geduld of om te bewijzen dat het systeem werkt. Het is bedoeld om de automaat te trainen. Om ervoor te zorgen dat mensen in een echte noodsituatie niet hoeven na te denken over wát ze moeten doen, maar het gewoon doen. Dat de routes in het spiergeheugen zitten. Dat de BHV’er weet wat zijn taak is zonder dat hij dat eerst op hoeft te zoeken. Dat de rol van verzamelpuntcoördinator bij iemand belegd is die die rol ook werkelijk kent.

Wat maakt het verschil tussen een oefening die werkt en één die alleen maar irritatie oplevert?
Ten eerste de timing. Een aangekondigde oefening op een rustige dinsdagmiddag traint weinig. Een onverwachte oefening op een drukke ochtend, als er ook nog bezoekers aanwezig zijn, traint de echte reflex.
Ten tweede de scenario’s. Wat als de hoofduitgang geblokkeerd is? Wat als de lift niet gebruikt mag worden en er iemand op de vijfde verdieping slecht ter been is? Wat als de EHBO’er die dag afwezig is? Echte noodsituaties zijn nooit netjes. Oefeningen mogen dat ook niet zijn.
Ten derde de nabespreking. Niet een snelle vijf minuten op het parkeerterrein, maar een eerlijke evaluatie van wat goed ging, wat voor verbetering vatbaar is en welke acties daaruit voortvloeien.

En dan is er nog iets wat zelden hardop wordt gezegd: de houding van het management tijdens een oefening heeft direct invloed op hoe serieus de rest het neemt. Als de directeur zucht en zijn telefoon checkt, doet de rest dat ook. Als het management actief meedoet en de oefening serieus neemt, werkt dat door in de hele organisatie.

Wij begeleiden ontruimingsoefeningen die mensen wakker schudden zonder ze te traumatiseren, met een nabespreking die écht leert en verbeterpunten oplevert die direct bruikbaar zijn.

Want liever tien keer goed geoefend dan één keer echt verrast.